DGI: Ingreso al régimen de Facturación Electrónica
12 Feb '15

Sociedad Uruguaya

DGI: Ingreso al régimen de Facturación Electrónica

DGILuego de iniciado el proyecto de Facturación Electrónica en el Uruguay, y desde la emisión del primer Comprobante Fiscal Electrónico en agosto de 2012, la DGI continúa con el proceso de incorporación de empresas a este nuevo régimen que implica la emisión, recepción y reporte de los comprobantes fiscales en forma electrónica.

Según un informe elaborado por Deliotte, durante el año 2015, se proyecta la incorporación obligatoria al régimen de más de 1.000 empresas, de las cuales 700 ya fueron citadas para su postulación antes de julio y setiembre del corriente año. Se espera que en marzo se difunda un cronograma de largo plazo que establecerá las fechas topes en que todas las empresas deberán incorporarse al sistema, con el fin de lograr la universalización de la factura electrónica para el año 2019. En paralelo la DGI ha ido ampliando los tipos de comprobantes incluidos en el régimen y adaptando el mismo a las nuevas casuísticas que presentan las organizaciones.

¿Cuáles son los requisitos a cumplir para ser emisor electrónico?

Una vez que su empresa haya sido notificada por la DGI para el ingreso al nuevo régimen de Comprobantes Fiscales Electrónicos (CFE), o decida hacerlo en forma voluntaria,  deberá cumplir con una serie de requisitos.  A continuación presentamos una guía de las etapas, acciones requeridas y los plazos establecidos  para operar como emisor y receptor electrónico:

Testing: A partir de la fecha en que fue notificada y hasta la fecha indicada por la DGI para cumplir con la Postulación, la empresa dispondrá de un plazo de aproximadamente seis meses para la realización exitosa del envío a DGI de un conjunto de comprobantes y su reporte diario correspondiente. Para ello, la empresa deberá gestionar un usuario y clave que le permita operar en el ambiente de Testing que la DGI dispone a tal fin, así como también deberá contar con un certificado electrónico que le permita firmar electrónicamente los comprobantes emitidos a nombre de la empresa.

Postulación: Cumplida satisfactoriamente la etapa de Testing, y antes de la fecha establecida en la notificación, el contribuyente deberá solicitar el ingreso al sistema de facturación electrónica mediante la web de la DGI, esto es, deberá Postularse. A tales efectos, la empresa deberá tener definidas dos casillas de correo electrónico, una para comunicación con la DGI y otra para comunicación con las restantes empresas en el régimen. A su vez, deberá disponer  de una dirección web en la cual publicará sus comprobantes cuando corresponda. Por su parte, la DGI controlará que el contribuyente cumpla con las condiciones para ingresar y en caso afirmativo, enviará un correo electrónico a la empresa conteniendo un código que deberá ingresar en la web de la DGI, confirmando así la etapa de Postulación.

Certificación: Desde la fecha de confirmación de la postulación, la empresa dispondrá de un plazo máximo de 180 días para la realización de sucesivas pruebas estipuladas por DGI que permitirán evaluar la capacidad del contribuyente de operar bajo el nuevo régimen. Para ello, DGI tiene

definido un ambiente de Homologación para el cual la empresa deberá gestionar los permisos de acceso correspondientes. La etapa de certificación culmina con la realización de una declaración de cumplimiento de requisitos técnicos por parte del contribuyente en la cual se establece que la empresa cumple con todos los requisitos establecidos por la DGI para operar correctamente en el nuevo régimen.

Resolución: Cumplida la etapa de certificación, la DGI otorga, mediante la emisión de una resolución, la condición de emisor y receptor electrónico a la empresa, habilitándola a operar como tal a partir del primer día hábil del mes siguiente.

Solicitud de la Constancia de Autorización de Emisión (CAE): Dentro de un plazo de 10 días previos a la fecha de entrada en producción, la empresa podrá realizar la solicitud de los rangos de numeración requeridos para operar (CAE). Esta solicitud será realizada por la empresa a través de la Web de la DGI, quien generará las CAE y las dejará disponibles en forma inmediata para su descarga en formato electrónico. Una vez que se está operando bajo el nuevo régimen, y de acuerdo a sus necesidades, la empresa repetirá este procedimiento tantas veces como sea necesario para los distintos comprobantes.

Producción: Desde el primer día indicado en la resolución, la empresa comenzará a operar obligatoriamente como receptor electrónico, mientras que para la emisión de comprobantes podrá optar por una estrategia gradual y durante un período de 4 meses incorporar toda su operativa al régimen de emisión electrónica.

Incorporada la operativa al nuevo régimen, la empresa deberá emitir los comprobantes fiscales electrónicos que respalden sus operaciones del negocio (generando el archivo correspondiente y firmándolo con el certificado electrónico de la empresa), reportarlos a la DGI de acuerdo al esquema previsto para cada tipo de comprobante, remitirlos al receptor en forma electrónica o mediante la generación de una representación impresa del mismo, publicarlos en la web si corresponde, y cumplir con los requisitos de respaldo y conservación establecidos para la documentación fiscal.

Adicionalmente y en forma diaria, la empresa deberá remitir un reporte de utilización de comprobantes, el cual tiene como finalidad consolidar la información de todos los comprobantes empleados. Dicho reporte deberá ser generado y enviado por día calendario, se registren o no operaciones comerciales en la empresa.

En resumen, si su empresa fue notificada por la DGI para postularse en el 2015 al régimen de Facturación Electrónica, deberá recorrer un camino de adecuaciones operativas y tecnológicas que dados los plazos máximos disponibles podría extenderse por un período de 12 a 16 meses.

Además de los beneficios globales que genera esta nueva modalidad de documentación para la sociedad,  como un mayor cuidado del medio ambiente, se considera que en el mediano plazo las empresas podrían experimentar una baja en sus costos operativos asociada a la reducción en el volumen de documentación impresa, su logística de envío y distribución y su almacenamiento físico, entre otros aspectos que se verían agilizados con este nuevo esquema que pretende contribuir al comercio electrónico entre las empresas.

Adicionalmente y a efectos de mitigar la inversión que las empresas deben realizar en la compra de equipamiento y software para poner en funcionamiento el nuevo régimen de facturación electrónica, la DGI otorga beneficios fiscales  aplicables sobre las compras realizadas entre los doce meses anteriores y los cuatro meses siguientes a la fecha en la que la empresa adquiere la condición de emisor electrónico, lo que se constituye en un incentivo para trabajar en la implementación mientras estos beneficios se mantengan en vigencia.

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